ACTIVIDADES GRUPALES (EVENTOS)

ACTIVIDADES EVENTOS.

PRESENTADO POR:

Astrid Liliana Garzón Arévalo

Jenny Paola Oviedo Forero

Sandra Milena Silva Estupiñan

Luisa Fernanda Pineda Gonzalez

Grupo: 248301

Presentado a: Yolanda Chacón

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GESTION EMPRESARIAL

BOGOTA D.C. Abril de 2012

Actividad  No. 1

·         Concepto de Evento, clasificación de eventos, agentes que intervienen en un evento, etapas del evento, estructura general de un evento (Organigrama)

Objetivos: General y específicos

·         Segmentos empresariales y Sociales que organizan eventos.

·         Eventos: Culturales, familiares, de tipo social, políticos, de tipo religioso, de tipo recreativo, y deportivo.

·         Papel que desempeña un Organizador profesional de Reuniones Características sobresalientes de los eventos.

·         Conocimiento de la asociación o empresa.

·         Conferencias, videoconferencias, Junta Directiva, Foro, Debate, Mesa Redonda, Seminarios, El Congreso.

Prepárese para la socialización y la evaluación.

Solución Actividad 1:

Características de un Evento

A los fines organizativos un Evento es una confrontación del saber alcanzado en una determinada materia del conocimiento en el cual participan especialistas y otras personas interesadas. Vinculado con esta actividad existe la denominada

Características y clasificación de  eventos:

Los eventos se clasifican atendiendo a
A) Su carácter
B) Su naturaleza

Por su carácter pueden ser:

Congresos Foros Conferencias Paneles Simposios Talleres Seminarios Asambleas Convenciones

Por su naturaleza pueden ser:

Internacionales

Nacionales con participación internacional Nacionales

Eventos Internacionales: aquellos que sean originados por alguna Institución Internacional ya sea de carácter regional o mundial y cuya sede se ha decidido que sea nuestro país y también aquellos eventos generados por Instituciones y a los que se les ha dado carácter internacional por el contenido de sus temas de discusión, por la participación de extranjeros o por el auspicio de una o varias Instituciones Internacionales.
 

 Eventos Nacionales con participación internacional
En este caso se trata de congresos generalmente de carácter permite promover una importante participación extranjera y en la mayoría de casos se busca el auspicio de algunos Organismos Internacionales o de personalidades que contribuyan a la promoción de la participación internacional.
   Eventos Nacionales
Son eventos generados por Instituciones y Organismos con carácter puramente nacional y que pueden tener o no invitados extranjeros, aunque este último aspecto no constituye una condición fundamental.

También existe una definición por su origen:
Diseño Propio, cuando es concebido totalmente en el país.
Sede Captada, cuando su celebración es producto de la asignación de sede por una Organización Internacional.

ETAPAS DE UN EVENTO:
Proyecto
Contenidos
     - ¿Qué se va a transmitir en el evento?
     - Relacionarlo con los objetivos, la visión y determinar la   implementación temática.

Técnicas
     - Convenciones, promociones, seminarios, desayunos, reuniones, fiestas, viajes, workshops, lanzamientos, etc.

Recursos
     - Acreditación, agencia de viajes, carpas, baños químicos, catering, cotillón, decoración y escenografía, disc jockey, efectos especiales, entretenimientos, escenarios, estacionamiento, emergencias médicas, filmación, fotografía, gráfica y señalización iluminación, invitaciones, locutores y animadores, predios, premios, presentaciones, promotoras, proyecciones, recursos humanos, regalos, seguridad, shows, sonido, técnicas formales, técnicas no formales, traducción simultánea, transporte, vestuario, etc.

Presupuesto      - Consulta a diferentes proveedores.      - Recepción y análisis de todas las propuestas presentadas.      - Confección del proyecto.	Logística      - Selección de recursos.      - Departamento creativo.      - Evaluación y diseño de las actividades.      - Diseño de los elementos a utilizar.      - Evaluación de los tiempos de armado y desarme.      - Recursos humanos necesarios.
Decisión: Evaluar si las propuestas presentadas permitirán el cumplimiento de los objetivos preestablecidos. Evaluación económica      - Si.      - Modificar.      - No.	Preevento: ·         Reuniones de organización. ·         Diseño del timing, story board ·         Logística de armado y desarme. ·         Preparación de elementos. ·         Diseño y preparación de las actividades. ·         Capacitación de los recursos humanos necesarios. ·         Supervisión de todos los proveedores.
Evento: Armado      - Recepción de los elementos.      - Supervisión del armado.      - Puesta en escena.	Desarrollo      - Control de la gestión de cada proveedor.      - Dirección general del evento.      - Atención y solución de imprevistos. Desarme      - Supervisión.
Post-Evento: Evaluación ¿Qué pasó? ¿Cómo pasó? ¿Se cumplieron los objetivos?

           Objetivos de un evento:

Generalmente cuando realizamos una reunión o evento de cualquier índole nos olvidamos de algo fundamental: el establecimiento de objetivos y su posterior medición.
Si bien es claro que nadie hará un informe sobre el cumpleaños de la abuela, hay en el mismo varios objetivos implícitos: agasajar a la homenajeada, reunir a la familia, retomar contacto con familiares que hace mucho que no vemos, etc. Y la medición del mismo también está implícita: cuantos invitados pudieron asistir, si los invitados se fueron contentos, etc. El anterior ejemplo nos da a entender que los objetivos de un evento es a lo que queremos llegar con la realización del mismo.

Los eventos se dividen principalmente en tres, los cuales son:
Los eventos sociales, estos buscan principalmente la diversión del publico o de los invitados, a este tipo de eventos puede asistir cualquier persona.
Existen también, los eventos corporativos que van encaminados completamente a incentivar, promover, capacitar, promocionar y comunicar a las empresas y sus diferentes públicos. Este requiere de una buena presentación, se busca una persona que guie el evento.
El otro evento, es el coloquial, el popular, son eventos masivos; como fiestas, festividades, conciertos, verbenas de barrio, entre otros.
La clasificación de eventos se separa según su tipo o temática. Esta clasificación se encuentra dividida por:
Su tamaño; en pequeños, medianos, grandes y mega eventos.
El lugar de desarrollo; cuando son al aire libre o en lugares cerrados
Su tipo: los eventos sociales, los populares, los religiosos, los culturales, los deportivos, los empresariales o corporativos.

El papel de un organizador de eventos es el de  plantear  todos los requerimientos que el evento necesite sobre todo porque no debe dejar nada al azar ni a la casualidad y mucho menos a la suerte es decir se debe contemplar todo tipo de posibles sucesos que dañen al evento. es entonces el que lleva a cabo la logística del suceso como el de ver en donde van las cosas en un salón como sillas ,de q lado es mejor quede el acceso a los sanitarios, si los platos son los correctos a la comida, bocadillos, cena etc. también toma en cuenta las salidas de emergencia y tomar precauciones en caso de siniestros antes durante y después del evento es quien diagnostica que prevenciones deben tomarse el tipo de seguridad que debe asignarse y calcular todo lo relacionado a los asistentes si es que el evento es masivo, privado,publico,etc. también queda a cargo de el organizador checar los arribos de invitados especiales, y por supuesto su salida. Hay determinadas tareas de las que debe atender pero esto siempre dependerá del tipo de evento pude ser de una pequeña reunión en una casa hasta un mega show de 100mil asistentes en un estadio y que según los requerimientos este tendrá que distribuirlos según las necesidades.

EL DEBATE

Definición:

Es una discusión dirigida entre dos personas o dos grupos que, ante un auditorio, exponen sus ideas sobre un tema, sustentándolas con argumentos que chocan entre sí.

Es una manera de presentar puntos de vista opuestos sobre un mismo tema.

Sus objetivos son:

1. Exponer y defender opiniones sobre un tema.
2. Adquirir elementos de juicio, tanto con la preparación como con las exposiciones para facilitar la toma de decisiones.
3. Ejercitarse en la expresión oral y escucha; cada participante pensando en lo que va a expresar y escuchando con respeto los planteamientos de los demás.

Normas para su preparación:

1. Elegir un tema de interés y que suscite controversia, y preparar los contenidos teóricos.
2. Escoger un coordinador o moderador, quien determina el esquema de trabajo que en algunos casos puede ser un cuestionario con preguntas elaboradas de tal manera que susciten la controversia.
3. Conformar grupos que defiendan o ataquen los planteamientos en pro y en contra.
4. Preparar el material y las ayudas.
5. Designar un secretario.

Normas para su realización:

Durante el debate el coordinador debe:

1. Poner en consideración el objetivo.
2. Anunciar el tema y ubicarlo dentro del proceso.
3. Describir la actividad. Dar las instrucciones que rigen a los participantes y cerciorarse de que han sido comprendidas por todos.
4. Formular la primera pregunta y dar la palabra en orden a los participantes.
5. Desempeñar durante la discusión el papel de moderador de la discusión, agotadas las opiniones sobre la primera pregunta, pasar a formular las siguientes
6. Terminado el debate, el secretario tratará de que la asamblea llegue al consenso sobre las conclusiones.
7. Realizar la evaluación con la asamblea.

 
EL FORO

Definición:

Es una exposición de un tema determinado que realizan generalmente cuatro personas: un mantenedor y tres ponentes. Se trata de un tema dividido, por lo general en tres subtemas, pero esto no quiere decir que el número de ponentes no pueda aumentar, ni que haya más subtemas. El foro es una exposición de grupo.

Normas para su preparación:

Una vez conocidos los temas, se reúnen todos los integrantes del grupo y determinan el tiempo exacto que van a emplear, teniendo en cuanta que hay que distribuirlo en tres partes: presentación de la actividad, exposición de los ponentes y preguntas del auditorio.

1. Sugerimos que el tiempo sea dividido en: 5 minutos para la presentación del tema. 30 minutos para la exposición de los ponentes. 15 minutos para las preguntas del auditorio.
2. En una reunión previa debe nombrarse el mantenedor, dividir el tema en tantas partes cuantos ponentes haya, asignar un subtema a cada ponente, acordar el orden de exposición.
3. Debe prepararse el tema estudiando y consultando libros, revistas, periódicos y toda clase de publicaciones relacionadas con el tema.
4. Para mantener unidad temática y coherencia, los integrantes deben preparar todo el tema en grupo y no individualmente.
5. El mantenedor debe aprenderse de memoria el nombre y el interés del tema general, lo mismo que los nombres de los subtemas y los de las personas que lo van a exponer.

Normas para su realización:

1. El coordinador o mantenedor pone en consideración el objetivo.
2. Anuncia el tema, hecho, problema o actividad que se va a discutir o analizar y lo ubica dentro del proceso.
3. Describe la actividad que se va a realizar, da las instrucciones sobre las normas que regulan la participación de los asistentes.
4. Declara iniciado el foro. Suministra los contenidos teóricos y concede la palabra a los participantes. Para animar al participante que se encuentra tímido o renuente a participar puede lanzarle una de las preguntas preparadas con antelación, para así despertar el interés.
5. Orienta y estimula la participación de los asistentes centrando las intervenciones hacia el tratamiento del tema y utilizando las ayudas que crea conveniente.
6. Cuando se considere que se ha agotado el tratamiento de un aspecto del tema, el coordinador o el secretario hace una síntesis de lo expuesto antes de seguir tratando los aspectos restantes.

 
SEMINARIO

Definición:

Es una técnica de trabajo en grupo y expresión oral utilizada para tratar a fondo un tema predeterminado.

Normas para su preparación:

1. La preparación de un seminario debe hacerse con bastante anticipación, ya que tienen dos clases de sesiones: las de las comisiones encargadas de estudio de subtemas, de concretar detalles y de elaborar las recomendaciones; y las sesiones plenarias que tienen por objeto determinar puntos de vista generales y sacar conclusiones.
2. Elección del tema.
3. Elaboración del plan y distribución de subtemas entre las comisiones.

Normas para su realización:

1. Reuniones previas de las comisiones para estudio de los subtemas. Cada comisión nombra su representante y un relator para las plenarias.
2. Reunión plenaria, que debe ser coordinada por un presidente que modera las intervenciones de los relatores de las diferentes comisiones. Un secretario general del seminario que debe redactar el documento final con base en las ponencias presentadas por escrito al seminario por cada comisión.

MESA REDONDA

Definición:

Es la reunión de varias personas, tres o seis por lo general, para exponer sobre un tema predeterminado y preparado, bajo la dirección de un moderador.

Su objetivo es:

Suministrar nuevos conocimientos sobre un tema interesante.

Normas para su preparación:

1. Las personas eligen el tema para discutir; este debe ser adecuado a sus capacidades, con el objeto de que la discusión sea posible; con fuentes de información suficientes, a fin de que haya argumentos en pro y en contra; interesante, para que la actividad sea dinámica, y de actualidad para que llame la atención de los integrantes.
2. Se debe nombrar un moderador, o sea un encargado de dirigir la discusión; este, a su vez, designa un relator, cuyo oficio es resumir lo que cada expositor plantea.
3. Entre todos fijan el tiempo que debe emplearse en la discusión. La agenda o lista de las ideas de desarrollo, de acuerdo con el siguiente modelo

 Conferencia: se conoce como conferencia a la conversación entre dos o más personas para tratar, por lo general, algún negocio.

Videoconferencia:

La videoconferencia es una tecnología que proporciona un sistema de comunicación bidireccional de audio, video y datos que permite que las sedes receptoras y emisoras mantengan una comunicación simultánea interactiva en tiempo real. Para ello se requiere utilizar equipo especializado que te permita realizar una conexión a cualquier parte del mundo sin la necesidad de trasladarnos a un punto de reunión

Actividad No. 2

Establezca el perfil del organizador de Eventos

Tareas que debe desempeñar: Etapa de previsión, planeación y organización, Dirección y Control, Qué espera el cliente del Organizador

Solución Actividad 2:

El Organizador de Eventos:

Debe ser:

Creativo Objetivo Puntual Lider Seguro Honesto Exitoso.

Referencial al Perfil Profesional del Organizador de Eventos.

Alcance del perfil profesional

El Organizador de Eventos estará capacitado, de acuerdo a las actividades que desarrollan en el perfil profesional, para planificar eventos; organizar y gestionar las actividades dentro del evento; controlar y coordinar el cronograma del evento; y vender y promocionar eventos.

Funciones que ejerce el profesional

1. Planificar eventos

El Organizador de Eventos, en el marco de esta función profesional, está capacitado para identificar el cliente del evento a realizar; identificar el concepto y objetivo del mismo; confeccionar un presupuesto; realizar la guía del evento y determinar el cronograma a desarrollarse en el evento.

2. Organizar y gestionar eventos

El Organizador de Eventos, en el marco de esta función profesional, está capacitado para disponer de todos los recursos humanos, económicos y técnicos del evento; revisar y dar un orden a cada actividad del evento en el cronograma del mismo; siendo el intermediario entre los proveedores de servicios a contratar

y/o contratados y el cliente solicitante del evento.

3. Controlar y coordinar el cronograma del evento

El Organizador de Eventos, en el marco de esta función profesional, está capacitado para supervisar, guiar y dirigir todos los recursos económicos, materiales, técnicos y humanos del evento; evaluar el resultado final del evento realizado, a fin de comprobar su eficaz desarrollo.

4. Vender y Promocionar eventos;

El Organizador de Eventos, en el marco de esta función profesional, está capacitado para identificar los diferentes públicos; elaborar junto a profesionales un plan de venta y promoción; y ofertar y vender los servicios del establecimiento o eventos en general.

Capacidades profesionales para el perfil profesional en su conjunto

• Aplicar técnicas de organización de eventos, relaciones públicas, ceremonial y protocolo.

• Establecer relaciones sociales de liderazgo, cooperación, coordinación e intercambio en el propio equipo de trabajo y con otras áreas del establecimiento.

• Manejar, comprender, interpretar, crear y transmitir presupuestos, guía del organizador, timing, documentación e información oral y escrita con los clientes, proveedores y/o personal delevento.

• Identificar y aplicar formas de comunicación y atención al cliente con empatía y cortesía.

• Operar equipos y programas informáticos especiales para la organización del evento

• Aplicar técnicas de marketing, ventas y promoción negociación con proveedores y clientes

• Aplicar técnicas de resolución de conflictos.

• Comprender y producir diferentes tipos de actos comunicativos simples orales y escritos relacionados al área específica laboral.

Actividad No. 3

Resuelva las siguientes inquietudes en  un folleto máximo de 5 páginas.

1.    Qué evento organizaría para la empresa que le patrocina y como lo llamaría.  Utilice las preguntas ¿para qué?  ¿cómo?  ¿cuándo?  ¿dónde?  Realice un listado de los motivos por los cuales se desarrolla el evento (mínimo 5).

2.    ¿Qué producto o servicio se ofrecería  en el evento?

3.    A qué empresas les solicitar patrocinio, si se necesita, cómo sería el modelo de las cartas que le enviarías, de dos ejemplos.

4.    Realiza el portafolio de servicios (puede utilizar cualquier elemento, utilice su imaginación).

5.    ¿Qué papel desempeñarías dentro del evento?

6.    ¿Cuáles son las cualidades que posee y que influirían positivamente en el desarrollo del evento?

7.    ¿Qué conocimiento tiene de la empresa que lo patrocina?  Explique.

1. ¿Que es Estructura Organice?

RTA: Toda empresa cuenta en forma implícita o explicita con cierto juego de jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En consecuencia se puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos.

Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros.

1.2-. Elementos claves para el diseño de una estructura organizacional

•          Especialización del Trabajo.

•          Departamentalización.

•          Cadena de mando.

•          Extensión del Tramo de Control.

•          Centralización y Descentralización.

 ¿Qué es previsión?

RTA: Se llama previsión de ventas al cálculo que hace el departamento comercial de una compañía del volumen de ventas que realizará el año próximo. La realización de una correcta previsión de ventas es vital para una empresa pues de ella se deriva el presupuesto de ingresos y de gastos y por consiguiente, las previsiones de fabricación, aprovisionamiento, logística, recursos humanos. Es de señalar que la previsión de ventas no suele coincidir con los objetivos de ventas que se establecen a la red comercial que suelen ser superiores para incentivar el esfuerzo de los vendedores.

2. ¿Qué es planeación?

RTA: Planeación es decidir o identificar los objetivos que se van a alcanzar en un tiempo determinado para lograr un fin en especifico, luego de esto lo siguiente es como alcanzarlos, En esencia, la palabra planeación se formular un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a su vez de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología.

3. ¿Qué es organización?

RTA: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.

Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

Existen varias escuelas filosóficas que han estudiado la organización como sistema social y como estructura de acción, tales como el estructuralismo y el empirismo.

4. ¿Qué es Integración?

RTA: La palabra integración tiene su origen en el concepto latino integratĭo. Se trata de la acción y efecto de integrar o integrarse (constituir un todo, completar un todo con las partes que faltaban o hacer que alguien o algo pase a formar parte de un todo).

La integración social, por su parte, es un proceso dinámico y multifactorial que supone que gente que se encuentra en diferentes grupos sociales (ya sea por cuestiones económicas, culturales, religiosas o nacionales) se reúna bajo un mismo objetivo o precepto.

De esta forma, la integración social puede darse dentro de un cierto país, cuando se busca que las personas que pertenecen a los estratos sociales más bajos logren mejorar su nivel de vida. Para esto, el Estado o las instituciones civiles deben promover políticas y acciones para fomentar habilidades de autonomía personal y social, la inserción ocupacional, la educación y la adecuada alimentación.

Por otra parte, la integración puede ser buscada por distintos países, para potenciar la capacidad de cada nación y, en el trabajo conjunto, mejorar la situación de todos los habitantes. Un ejemplo de integración política y económica es el Mercado Común del Sur (Mercosur), formado por Argentina, Brasil, Paraguay, Uruguay, Venezuela, Bolivia, Chile, Colombia, Ecuador y Perú (aunque con distintos tipos de membresía).

En todos los casos, la integración siempre supone el esfuerzo coordinado, la planeación conjunta y la convivencia pacífica entre los sectores que conforman el grupo. Esa es la única forma donde las partes pueden constituir un todo, aún sin perder su individualidad.

5. ¿Qué es Dirección?

RTA: Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos.

6. ¿Que es control?

RTA: • Es el mecanismo para comprobar que las cosas se realicen como fueron previstas, de acuerdo con las políticas, objetivos y metas fijadas previamente para garantizar el cumplimiento de las misión institucional.

2. ¿Qué es coordinación General?

RTA:

•          Administrar los bienes y servicios del organismo, celebrando los convenios y ejecutando los actos que se requieran para el mejor desempeño de su misión.

•          Preparar los presupuestos de ingresos y egresos del organismo y someterlos ha aprobación del Consejo de Administración.

•          Elaborar los programas de promoción para fomentar el turismo.

•          Supervisar la operación, mantenimiento y modernización de los centros recreativos y de las unidades de transportación.

•          Coordinar con la Corporación para el Desarrollo Turístico de Nuevo León los proyectos de ampliación y remodelación de centros recreativos.

•          Supervisar, dirigir y evaluar las actividades de cada una de las áreas del organismo y emprender y dirigir programas de trabajo.

•          Elaborar los presupuestos de ingresos y egresos así como sus modificaciones y presentarlos al Administrador General para su posterior autorización por el Consejo de Administración.

•          Elaborar y actualizar las políticas de gastos, sueldos, prestaciones y presentarlas a consideración del Administrador General para su posterior autorización ante el Consejo de Administración.

•          Proponer al Administrador las mejoras y proyectos de construcción en los parques.

•          Diseñar estrategias de negocios con empresas privadas y proponerlas al Administrador.

•          Elaborar anualmente el plan de mercadotecnia de la empresa.

•          Elaborar los planes de trabajo del personal a su cargo. Vigilar la correcta aplicación contable de los ingresos y gastos.

•          Atender a los diferentes equipos de trabajo de auditores, despejar sus dudas y proveerles la documentación necesaria para el buen cumplimiento de su función.

3. ¿Coordinación Técnica?

RTA:  

·         Apoyar al Director General del Instituto en las tareas administrativas propias de la función;

·         Diseñar y operar el procedimiento para el acuerdo del Director General del Instituto con titulares de las Direcciones y Coordinaciones, con la finalidad de facilitar las decisiones en consideración a la información y propuestas que se presenten;

·         Fungir como Secretario en las sesiones de trabajo de la Dirección General y dar seguimiento a los acuerdos que se adopten, para su debido cumplimiento;

·         Coordinar el seguimiento de los acuerdos que el Director General emita en apoyo a los programas y proyectos del Instituto.

·         Informar al Director General del Instituto sobre los avances de los proyectos especiales y estratégicos del Instituto.

·         Llevar el control y seguimiento de los asuntos tramitados y despachados por el Director General;

·         Establecer los criterios y procedimientos que deberán observar las Unidades Administrativas del Instituto para solicitar apoyo de información o documentación en el cumplimiento de sus funciones;

·         Recibir y distribuir a cada Unidad Administrativa los documentos dirigidos al Instituto, supervisando su tramitación y despacho;

·         Auxiliar al Director General y a las Unidades Administrativas que lo requieran, en la organización de eventos relacionados con las actividades del Instituto;

Coordinación Administrativa?

El objetivo principal de esta coordinación es analizar, organizar y proveer lo necesario para el buen estado de las instalaciones, la organización del personal para que el trabajo se realice eficientemente, proveer las herramientas necesarias para el buen funcionamiento de cada departamento, en el orden estricto de jerarquía la coordinación administrativa depende directamente del Coordinador General, el Lic. David Alfonso Vedarte Rodríguez, contando con el apoyo para la realización de los diferentes trabajos el apoyo del Departamento de Mantenimiento, dirigido por el C. Silvestre Sauceda López, el Departamento de Enfermería, así como los laboratorios de cómputo y química.

Una de las principales  funciones que realiza la coordinación administrativa es el Control de Inventarios, en coordinación con la Dirección General del Bachillerato, mediante el departamento de Recursos Materiales y Servicios (inventarios), para el levantamiento físico, altas de bienes, bajas de bienes, resguardos de los mismos, cambios de adscripción entre los diferentes departamentos, mediante el sistema SISBISEP, que se opera a través de Internet, para realizar un trabajo eficiente y un manejo optimo de los sistemas, se asiste a capacitaciones que programa la Dirección General del Bachillerato durante el transcurso del ciclo escolar.

 La seguridad, limpieza, mantenimiento del inmueble, servicios prestados  la comunidad estudiantil como el servicio de biblioteca, enfermería, laboratorios de cómputo para prácticas es parte fundamental de esta coordinación a través de los diferentes responsables de cada área.

 En lo que respecta en la organización de los eventos que realiza nuestra institución, la coordinación administrativa, analiza parte de las necesidades para proveer de estas a los diferentes departamentos que participan en la realización de cada evento.

4. ¿Coordinación de información y relaciones publicas?

RTA: Unidad de Información y Relaciones Públicas

Es una dependencia de apoyo al Instituto, adscrita al Director. Esta dependencia está encargada de planificar, dirigir, coordinar y evaluar las acciones orientadas a proyectar la imagen del Instituto, a través de las actividades de prensa y difusión, relaciones públicas y protocolo.

FUNCIONES:

Son funciones de la Oficina de Información y Relaciones Públicas, las siguientes:

1. Planificar, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de información, prensa, relaciones públicas y protocolo del Instituto.

2. Mantener informada a la comunidad interna y externa del Instituto, a través de diferentes medios de comunicación sobre las actividades que se realizan en el mismo en concordancia con los lineamientos establecidos por la Coordinación Nacional de Comunicación y Relaciones Institucionales de la Universidad.

3. Promover y mantener relaciones con los medios, gremios e instituciones de la comunicación social.

4. Promover y mantener intercambio con instituciones públicas y privadas que favorezcan el funcionamiento del Instituto.

5. Dirigir la organización y protocolo de los actos solemnes y ceremoniales y de otra naturaleza que se realizan en el Instituto, en concordancia con las políticas y criterios que se asuman a nivel corporativo.

6. Mantener relación permanente con las diferentes dependencias que conforman el Instituto a objeto de asesorar y apoyar las actividades de prensa y difusión, relaciones públicas y protocolo.

7. Participar en estudios de opinión cuyos resultados sean tomados en cuenta para garantizar el óptimo funcionamiento del sistema de comunicación, información y relaciones de la Universidad.

8. Cooperar en las actividades de cooperación e intercambio con organismos, instituciones, corporaciones y representaciones nacionales e internacionales de carácter público o privado.

9. Otras que le sean asignadas por los Reglamentos y las autoridades competentes.

La Oficina de Información y Relaciones Públicas estará dirigida por un profesional universitario en comunicación social con suficientes credenciales y experiencia en el área ó por un miembro ordinario del personal académico, a dedicación exclusiva, con categoría no inferior a la de asistente; con formación y experiencia en el área.

ATRIBUCIONES DEL JEFE DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

Son atribuciones del Jefe de la Oficina de Información y Relaciones Públicas, las siguientes:

1. Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de la Oficina de Información y Relaciones Públicas.

2. Apoyar y asesorar en materia de relaciones públicas a las dependencias del Instituto.

3. Participar en la elaboración de las políticas de comunicacionales y relacionales de la Universidad.

4. Asistir a las reuniones de la Comisión Coordinadora de Información y Relaciones Públicas de la Universidad.

5. Rendir cuenta de su gestión al Director del Instituto.

6. Informar periódicamente a la Dirección de los Servicios de Apoyo al Rector y a la Coordinación Nacional de Comunicación, y Relaciones Institucionales acerca de las actividades que ejecutan en función del desarrollo de los proyectos que en la materia asuma la Universidad.

7. Mantener comunicación e informar permanente a las distintas dependencias del Instituto así como estrechar lazos con los medios de comunicación social para asuntos de interés de la comunidad entra y extrauniversitaria.

8. Participar en comisiones entra y extra interinstitucionales para las cuales haya sido designado.

9. Elaborar el anteproyecto de Presupuesto Anual, el Plan Operativo y demás informes técnicos que le sean solicitados.

10. Procurar la asignación de recursos necesarios para el funcionamiento de la Oficina de Información y Relaciones Públicas.

11. Supervisar y evaluar el personal adscrito en el cumplimiento de las actividades que se le asignen.

12. Velar por el cumplimiento de las disposiciones, normas y procedimientos que, en materia de información y relaciones, rijan en la Universidad.

13. Velar por la conservación y buen uso de los bienes asignados a la Oficina de Información y Relaciones Públicas.

14. Garantizar que la comunidad interna y externa se mantenga informada sobre las actividades del Instituto, y de la Universidad y así como de organismos externos cuyo quehacer sea de interés para la comunidad institucional.

15. Participar conjuntamente con los Jefes de las Unidades de Asesoramiento y Apoyo en el Consejo Técnico Asesor convocado por el Director.

16. Velar por la pertinencia y veracidad de la información que será objeto de divulgación dentro y fuera del Instituto.

17. Asistir a los altos funcionarios del Instituto en lo relativo al protocolo a cumplir en los diferentes actos.

18. Elaborar, procesar y controlar los avisos y anuncios informativos.

19. Suministrar información sobre la Universidad y el Instituto al público que lo requiera.

20. Las demás que le sea asignadas por los Reglamentos y las autoridades competentes.

5. ¿Qué es coordinación de Operación?

RTA: La Coordinación de Operaciones es una unidad medular de la Capitanía de Puerto, debido a que sus trascendentales funciones constituyen la actividad operativa por excelencia del ejercicio de la Autoridad Acuática, en contraposición con, por ejemplo, la Coordinación de Documentación o el Registro Naval Venezolano (RENAVE), cuyas funciones son de naturaleza administrativa. La Coordinación de Operaciones está a cargo de un Coordinador de Operaciones cuyo perfil requiere vastos conocimientos y experiencia en navegación de buques y en lo relacionado con la actividad naviera propiamente dicha.

      Funciones de la Coordinación de Operaciones

Tiene a su cargo las actividades relacionadas con el:

•          Control del tráfico marítimo

•          Control de arribo

•          Autorización de zarpe

•          Visita de buques

•          Control del servicio de pilotaje

•          Control del servicio de remolque

•          Control del servicio de lanchaje

•          Inspección a buques extranjeros y nacionales a través de Organizaciones Reconocidas o de Inspectores contratados por el INEA

•          Coordinar las labores de asistencia, rescate y salvamento

•          Investigar administrativamente los accidentes acuáticos

•          Supervisar y controlar las Delegaciones Acuáticas de la Circunscripción

•          Coordinar con la Armada lo referente al Estado Rector del Puerto

•          Coordinar los servicios de Bomberos Marinos y Policía Marítima.

6. ¿Que es Coordinación de finanzas?

RTA: Uno de los objetivos más importes de la Coordinación de Finanzas es

Cumplir en tiempo y forma con la presentación de los informes ante la autoridad electoral, en los cual se mencionan los ingresos que reciben los partidos políticos, por cualquier modalidad de financiamiento, así como su empleo y aplicación.

      Función de la Coordinación de Finanzas: Recepción, aplicación, administración y maximización del recurso financiero en gastos preponderantes del instituto político, con la finalidad de realizar las operaciones diarias de cada una de las coordinaciones con las que el partido cuenta.

7. Subcomités, funciones y responsabilidades de cada uno?

RTA:

SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZAS

• Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos.

• Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento.

• Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación de inscripciones y consignación en bancos.

SUBCOMITE DE SUMINISTROS: Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité.

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS LAURA ALVAREZ: Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.

 Lo conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales.

SUBCOMITE DE DIVULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD: Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.

 Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad, con el fin de crear expectativa en el publico.

 Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción diseño del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION: Debe ocuparse de todo lo relacionado con: Integrantes del Comité organizador, comités y subcomités Integrantes de la mesa directiva.

 Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento.

 Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento..

 Esta encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES: En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles, bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.

SUBCOMITÉ DE SERVICIOS GENERALES Y LOGÍSTICA